Mendeley 實戰技巧：文獻管理與學術協作工具完整教學

引言：為什麼 Mendeley 對學術研究者至關重要？

在學術研究的漫漫長路上，每一位探索者都像是航行於知識海洋中的船長。而文獻，就是指引方向的星辰與海圖。然而，隨著研究的深入，這片海洋的廣闊與複雜也日益顯現。數十篇、數百篇甚至上千篇的論文、報告、書籍章節，如潮水般湧來，如果沒有一套高效的系統來管理這些寶貴的資訊，研究者很容易在資訊的汪洋中迷失方向。

您是否也曾有過這樣的經歷？為了找尋某個特定的數據，翻遍了下載資料夾裡數十個以亂碼命名的 PDF 檔案；在論文寫作的最後關頭，才發現參考文獻格式不統一，只好熬夜手動修改，心力交瘁；或者，與團隊成員協作時，因為版本混亂、文獻遺漏而導致溝通成本劇增。這些看似微小的摩擦，日積月累，卻會嚴重侵蝕我們最寶貴的資源——時間與專注力。

這正是 Mendeley 這類現代書目管理軟體存在的價值。它並非僅僅是一個數位化的書櫃，而是一個全方位的學術工作平台，一個能徹底改變您研究工作流程的強大生態系統。Mendeley 的設計哲學，是將研究者從繁瑣、重複的文書工作中解放出來，讓他們能將智慧與精力完全投入到知識的發現、思考與創造中。

想像一下，當您在線上資料庫看到一篇關鍵文獻時，只需輕輕一點，它的完整書目資訊連同 PDF 全文就自動存入您的個人雲端圖書館，並被智慧分類；當您沉浸於閱讀時，可以隨時在文獻上畫記重點、寫下靈感，而這些筆記會被自動整理，成為您未來撰寫論文的素材庫；當您在 Word 中振筆疾書時，插入引文、生成符合任何期刊要求的參考文獻列表，都只是彈指之間的事情。這就是 Mendeley 為您描繪的未來學術工作圖景。

本篇文章將是一份最詳盡的實戰指南，我們將秉持「不僅知其然，更要知其所以然」的精神，從 Mendeley 的安裝與帳號設定開始，一步步帶您深入探索其每一項核心功能。我們將涵蓋 PDF 文獻的多元匯入技巧、Metadata 的自動擷取與校正、高效率的文獻標註與筆記方法、與 Word 無縫整合的引用格式生成、Mendeley Web 線上版的彈性應用，乃至於如何利用其社群功能進行學術協作。此外，我們還將提供實用的進階技巧、常見錯誤的排解方案，並客觀比較 Mendeley 與 Zotero、EndNote 的差異，幫助您做出最適合自己的選擇。

無論您是剛踏入學術殿堂、對一切都感到新奇與迷惘的研究生，還是希望優化現有工作流程、追求更高效率的資深學者，這篇文章都將是您掌握 Mendeley、征服文獻管理的最佳夥伴。讓我們一同開啟這趟旅程，學習如何駕馭這個強大的工具，讓它成為您學術航行中那座最穩定、最可靠的燈塔。

核心內容：從入門到精通的完整教學

1. Mendeley 的安裝與帳號設定：踏出高效管理的第一步

俗話說，工欲善其事，必先利其器。在開始享受 Mendeley 帶來的種種便利之前，我們需要花費幾分鐘時間，完成軟體的安裝與個人化設定。這個過程非常簡單，卻是建立您未來高效工作流程的穩固基石。

步驟一：下載與安裝 Mendeley Reference Manager

Mendeley 的主力桌面應用程式稱為「Mendeley Reference Manager」。請務必從官方網站下載，以確保您獲得的是最新、最安全的版本。

1. 開啟您的網頁瀏覽器，前往 Mendeley 官方網站。
2. 在首頁通常會有非常顯眼的「Download」或「下載」按鈕。點擊它，網站會自動偵測您的作業系統（Windows、macOS 或 Linux），並提供對應的安裝程式。
3. 下載完成後，執行安裝檔。安裝過程與其他常規軟體無異，基本上只需遵循螢幕上的指示，點擊「下一步」即可。在 macOS 上，可能需要您將 Mendeley 圖示拖曳至「應用程式」資料夾。

步驟二：建立您的 Elsevier 免費帳號

Mendeley 是全球知名學術出版集團愛思唯爾 (Elsevier) 旗下的產品。因此，您的 Mendeley 帳號實際上是一個通用的 Elsevier 帳號，未來也可以用來登入 Scopus、ScienceDirect 等其他 Elsevier 旗下的學術服務。

1. 首次開啟 Mendeley Reference Manager，程式會顯示登入畫面。點擊「Register now」或「建立帳號」。
2. 在註冊頁面，您會被要求輸入電子郵件地址。在此，我們強烈建議您使用學校或研究機構提供的電子郵件信箱（例如 ...edu.tw 或 ...ac.uk 的信箱）。這是因為許多學術資料庫的遠端存取權限、期刊全文的下載資格，都是透過認證機構信箱來實現的。使用機構信箱註冊，能最大化您未來使用 Mendeley Web Importer 抓取文獻的成功率。
3. 接著，設定您的姓名與密碼。請設定一組安全性足夠的密碼，因為您的 Mendeley 帳號未來將儲存您所有的研究心血。
4. 完成註冊後，您就正式擁有了一個 Mendeley 帳號，並自動獲得 2GB 的免費雲端儲存空間。這對於儲存數千篇文獻的書目資料和數百篇 PDF 檔案來說，已經相當足夠。

步驟三：初探與個人化操作介面

成功登入後，您將看到 Mendeley Reference Manager 簡潔而現代化的三欄式主介面。讓我們快速導覽一遍，並進行一些基礎設定。

• 左側導航欄：這是您文獻庫的組織核心。最上方是新增文獻的按鈕。下方「Library」區塊是智慧篩選器，能快速顯示所有文獻、最近新增、最近閱讀和您的最愛。中間的「Collections」是您手動建立的分類資料夾，您可以為不同的研究專案或課程建立專屬的 Collection。最下方的「Groups」則是您與他人協作的共享空間。
• 中間文獻列表：這裡是您文獻的展示區。預設會顯示作者、年份、標題、來源（期刊或書籍名稱）等關鍵資訊。您可以點擊任何一個欄位標題（例如「Year」）來對文獻進行排序。
• 右側資訊面板：當您在中間列表點選任一文獻時，右側面板便會啟動，顯示該文獻的深度資訊。您可以在「Info」分頁中編輯書目資料，在「Annotations」中查看您做的所有筆記與畫記，並在「Notebook」中進行跨文獻的知識整理。

建議的初始設定：

在正式開始大量匯入文獻前，建議您點擊左下角您的姓名縮寫，進入「Settings」或「Preferences」，熟悉一下可調整的選項。例如，在「Citation Settings」中，您可以預先設定一個您最常用的引用格式（如 APA 7th），這樣在 Word 中插入引文時會更為便捷。花這幾分鐘時間進行的個人化設定，將在未來的長期使用中為您節省下可觀的時間。

2. PDF 文獻匯入與 Metadata 自動擷取：高效建立您的個人知識庫

一個功能強大的文獻庫，始於一個高效且準確的資料匯入流程。Mendeley 在這方面提供了極大的彈性與智慧，其核心理念是「最大程度地自動化，最小程度地手動干預」。本節將深入探討各種文獻匯入方式，並分享如何確保書目資料（Metadata）的準確性。

多元的文獻匯入方式，適應您的所有工作情境：

Mendeley 理解研究者獲取文獻的管道各不相同，因此設計了多種匯入機制：

1. 從電腦直接匯入：最直觀的起點

   • 操作：點擊介面左上角的「+ Add new」按鈕，選擇「File(s) from computer」。接著，您可以像附加郵件附件一樣，選取您電腦硬碟中的一個或多個 PDF 檔案。
   • 智慧之處：在您選取檔案後，Mendeley 的智慧引擎會立即在背景開始工作。它會掃描每個 PDF 的內容與內嵌資訊，嘗試自動辨識並擷取標題、作者、期刊名稱、年份、卷、期、頁碼，甚至是摘要。這個過程通常在幾秒鐘內完成，您會看到文獻列表即時更新。
   • 適用情境：當您已經從資料庫、教授或同學那裡下載了一批 PDF 檔案，並儲存在電腦中時，這是最直接的匯入方式。

2. 監控資料夾 (Watched Folder)：實現全自動匯入

   • 概念：這是一項能徹底改變您工作流程的「懶人神技」。您可以在電腦中指定一個或多個資料夾作為 Mendeley 的「監控對象」。
   • 設定：在 Mendeley Reference Manager 中，點擊「Tools」選單，選擇「Set up watched folder」。在彈出的視窗中，勾選您希望監控的資料夾（例如，您可以建立一個名為「Mendeley 待處理」的專用資料夾）。
   • 自動化流程：設定完成後，這個資料夾就彷彿成為了您 Mendeley 文獻庫的入口。未來，您從任何地方下載的任何 PDF，只要將它存入或移動到這個資料夾，Mendeley 就會自動偵測到新檔案，並在背景執行匯入與 Metadata 擷取程序，將其無縫加入您的文獻庫。您甚至不需要開啟 Mendeley 軟體，下次啟動時，文獻就已經在那裡等您了。
   • 適用情境：對於習慣將所有下載檔案先存放在同一個「下載」資料夾的研究者來說，將此資料夾設定為監控對象，可以實現完全無感的自動化文獻收集。

3. 手動新增與 DOI/PMID 快速匯入：處理非 PDF 或特殊來源

   • 操作：點擊「+ Add new」，選擇「Add entry manually」。
   • 神奇的識別碼：在手動新增的視窗中，您會看到一個名為「Identifiers」的欄位。這就是效率的關鍵。如果您手上有文獻的 DOI (Digital Object Identifier) 或 PMID (PubMed ID)，只需將這串號碼貼上，然後點擊右側的放大鏡（搜尋）圖示。
   • 魔法發生：Mendeley 會利用這個獨一無二的識別碼，透過 CrossRef 或 PubMed 的資料庫，在幾秒內自動抓取並填入幾乎所有準確的書目資訊，包括作者、標題、摘要、關鍵字等。其準確率遠高於從 PDF 中辨識。
   • 適用情境：當您拿到的是紙本期刊、書籍章節，或者只有一篇文獻的引文資訊時，只要能找到 DOI，就能快速、準確地將其建檔。這對於建立參考書目或回溯查找舊文獻極為有用。

4. 從其他書目軟體搬家：無痛轉移您的既有資產

   • 操作：如果您先前是 EndNote 或 Zotero 的使用者，Mendeley 提供了友善的搬家路徑。首先，您需要從舊軟體中將整個文獻庫或特定資料夾匯出。最通用的格式是 BibTeX (.bib) 或 RIS (.ris)。EndNote 也支援其專屬的 EndNote XML (.xml) 格式。
   • 匯入 Mendeley：在 Mendeley 中，點擊「+ Add new」，選擇「Import library」，然後選取您剛剛匯出的 .bib、.ris 或 .xml 檔案。Mendeley 會解析檔案內容，將所有文獻的書目資料一次性匯入。
   • 注意事項：這種方式主要轉移的是書目資料。附加的 PDF 檔案能否一併轉移，取決於您當初在舊軟體中的設定。在某些情況下，您可能需要手動重新連結 PDF 檔案。

Metadata 的校正與完善：確保您的知識庫品質

「Garbage in, garbage out.」這句電腦科學的古老格言在文獻管理中同樣適用。不準確的書目資料，會在您日後引用時造成極大麻煩。因此，養成定期檢查並修正 Metadata 的習慣至關重要。

• 檢查時機：建議在每次匯入一批新文獻後，花幾分鐘快速瀏覽一下中間的文獻列表。注意觀察是否有明顯的錯誤，例如作者姓名大小寫混亂、標題變成了檔名、或是年份缺失。
• 修正方法：點擊有問題的文獻，右側的「Info」面板會顯示所有欄位。您可以像編輯文字一樣，直接在欄位中進行修改。對於期刊文章，最重要的欄位包括：Title, Authors, Year, Source (期刊全名), Volume, Issue, Pages, 以及 DOI。確保這些資訊的準確與完整，是未來能夠生成完美引用的基礎。
• 善用標籤 (Tags)：在「Info」面板下方，有一個「Tags」欄位。這是一個極其強大的多維度分類工具。您可以為一篇文獻貼上任意數量的標籤，例如「核心方法」、「待精讀」、「計畫A相關」、「緒論可用」等。善用標籤，能讓您在未來根據不同需求，快速篩選出所需的文獻組合。

3. 文獻標註與筆記功能：將被動閱讀轉化為深度知識建構

將文獻匯入圖書館只是第一步，真正的研究工作發生在閱讀與思考的過程中。Mendeley 深刻理解這一點，因此其內建的 PDF 閱讀器並非一個簡單的檢視器，而是一個強大的知識內化與整理工具。它讓您能夠在閱讀的同時，捕捉靈感、建立連結，並為未來的寫作打下基礎。

沉浸式的 PDF 閱讀與標註體驗：

在 Mendeley Reference Manager 中，雙擊任何一篇帶有 PDF 圖示的文獻，即可進入專為學術閱讀設計的介面。

• 多色彩畫記重點 (Highlighting)：這是最基礎也最常用的功能。當您讀到關鍵的句子、重要的定義或創新的方法時，只需用滑鼠選取該段文字，一個小型的工具列便會浮現。您可以從多種預設顏色中選擇一種來畫記重點。專業建議：建立您自己的顏色系統！例如，用黃色標記核心論點，用藍色標記研究方法，用綠色標記您不同意的觀點，用紅色標記需要進一步查證的數據。這種系統化的標註，能讓您在日後回顧時，一眼就能看出文章的結構與重點。
• 添加註解 (Comments)：畫記只能標示「哪裡」重要，而註解則能記錄「為何」重要。點擊閱讀器上方的註解圖示（通常是一個對話框），然後在文獻的任何位置點擊，即可添加一個便利貼。您可以在這裡寫下您的即時想法、對作者論點的批判、與自己研究的連結，或是未來可以如何引用的筆記。例如，您可以寫下：「這個實驗設計可以借鑑到我的第三章」、「作者的結論似乎與 Smith (2021) 的研究相悖，需查證」。
• 矩形標註：除了標註文字，您還可以選擇矩形標註工具，來框選圖表、圖片或整個段落，並對其添加註解。這對於記錄與圖表相關的筆記非常有用。

利用 Annotations 與 Notebook 進行系統性知識整合：

如果您只是在單篇 PDF 上做標記，那與使用傳統的 PDF 軟體差異不大。Mendeley 的真正威力，在於它如何將您在所有文獻中所做的標註進行彙整與再利用。

• 單篇文獻的標註總覽 (Annotations Panel)：在閱讀器介面中，或是回到主介面點選一篇文獻，右側的資訊面板切換到「Annotations」分頁。這裡會以列表形式，清晰地展示出您在該篇文獻中所做的「所有」畫記與註解。每個條目都包含了標註的內容和您寫下的筆記。點擊任何一個條目，左側的 PDF 畫面便會自動跳轉到該標註在原文中的確切位置。這使得在閱讀完一篇長文後，快速回顧所有重點變得輕而易舉。

• 跨文獻的知識建構中樞 (The Notebook)：這是 Mendeley 最具創新性的功能之一，也是將您從被動讀者轉變為主動知識建構者的關鍵。您可以將「Notebook」想像成一個專為研究設計的數位筆記本。

  • 建立主題筆記：在 Notebook 面板中，您可以點擊「+ New page」來建立不同的筆記頁面。例如，您可以為您的論文建立「第一章：緒論」、「第二章：文獻回顧」等頁面，或者為某個研究專案建立「實驗方法」、「數據分析」等主題頁面。
  • 彙集與重組知識：當您在閱讀任何一篇文獻時，看到一段重要的畫記或註解，可以直接在「Annotations」面板中，將該條目標註「Add to notebook」，選擇要加入的筆記頁面。更直觀的方式是，您可以同時開啟多篇文獻的標註，然後將來自不同論文的關鍵引述、數據、方法描述，直接拖曳、複製到您的 Notebook 頁面中。Mendeley 會自動保留這段文字的出處連結。
  • 撰寫初期草稿：透過這種方式，您的 Notebook 頁面會逐漸累積來自多篇文獻的精華內容。您可以圍繞這些素材，開始撰寫您自己的詮釋、總結與段落草稿。例如，在「文獻回顧」的筆記頁面中，您可以將三篇關於同一主題但觀點不同的論文重點並列在一起，然後在下方寫下您對這些觀點的比較與分析。這實際上就是在進行論文寫作中最核心的知識整合工作。

透過「畫記 -> 註解 -> 彙整至 Annotations -> 整合至 Notebook」這樣一個流暢的工作鏈，Mendeley 幫助您將閱讀過程中的零散思緒，逐步建構成為一篇結構化、有論證的學術產出。

4. Word 插件引用格式生成 (Mendeley Cite)：告別手動調整引用格式的惡夢

如果說文獻管理是研究的後勤，那麼論文寫作就是前線的戰鬥。而處理文內引用 (in-text citations) 與文末參考文獻列表 (bibliography) 的格式，無疑是這場戰鬥中最耗時、最繁瑣，也最容易出錯的環節。Mendeley Cite 是專為 Microsoft Word 設計的現代化增益集 (add-in)，它的使命就是將您從這場格式的惡夢中徹底解放，讓引用文獻變得像呼吸一樣自然。

安裝 Mendeley Cite：無縫嵌入您的寫作環境

與舊版的 Word 插件不同，Mendeley Cite 是一個基於雲端的現代增益集，安裝與更新都更為便捷。

1. 從 Word 內部安裝 (建議方式)：

   • 開啟 Microsoft Word，點擊頂部功能區的「插入」索引標籤。
   • 在「增益集」區塊中，點擊「取得增益集」。這會開啟 Microsoft 的官方增益集商店 AppSource。
   • 在商店的搜尋框中輸入「Mendeley Cite」，然後按下 Enter。
   • 在搜尋結果中找到 Mendeley Cite，點擊「新增」按鈕。同意授權條款後，增益集便會自動安裝。

2. 從 Mendeley 軟體中引導安裝：

   • 在 Mendeley Reference Manager 中，點擊頂部的「Tools」選單。
   • 選擇「Install Mendeley Cite for Microsoft Word」。這會開啟一個網頁，引導您前往 AppSource 商店的 Mendeley Cite 頁面，點擊「立即取得」並登入您的 Microsoft 帳號即可完成安裝。

安裝成功後，您會在 Word 的「參考資料」索引標籤中看到一個紅色的 Mendeley 圖示。點擊它，即可開啟 Mendeley Cite 的側邊面板，準備開始高效的寫作之旅。

在 Word 中插入引文：行雲流水的操作體驗

1. 登入與同步：首次開啟 Mendeley Cite 面板時，它會要求您登入您的 Mendeley (Elsevier) 帳號。登入後，面板會自動同步您雲端文獻庫中的所有資料，包括您的 Collections 和 Groups。

2. 搜尋與定位文獻：面板頂部的搜尋框是您的主要工具。您可以輸入作者的姓氏、標題中的關鍵字、或年份，Mendeley Cite 會即時篩選出符合條件的文獻。例如，當您想引用一篇 2020 年由 Smith 發表的關於基因編輯的論文時，只需輸入「Smith 2020 gene editing」，目標文獻通常就會出現在列表頂端。

3. 一鍵插入引文：找到目標文獻後，勾選其前方的核取方塊。您可以一次勾選多篇文獻，以處理像「(Smith, 2020; Jones, 2021)」這樣的多重引用。接著，將滑鼠游標定位在 Word 文件中您希望插入引文的位置，然後點擊面板下方的「Insert Citation」按鈕。瞬間，格式正確的引文就會出現在您的文章中。

管理引用格式與生成參考文獻列表：終極的自動化

• 隨心所欲切換引用格式：這是 Mendeley Cite 最神奇的功能之一。在面板中切換到「Citation Settings」分頁。您會看到當前使用的引用格式。點擊「Change citation style」，您就可以從一個包含數千種格式的列表中進行選擇，涵蓋了從 APA, MLA, Chicago 等通用格式到 Nature, Science, The Lancet 等頂級期刊的特定格式。如果找不到您需要的格式，還可以透過「Search for another style」來搜尋更龐大的線上資料庫。當您選擇一個新的格式後，只需點擊「Update citation style」，您文檔中所有的引文和參考文獻列表都會在幾秒鐘內自動更新為新的格式，無需任何手動修改。

• 編輯個別引文（例如，加入頁碼）：在許多引用格式（特別是人文社科領域）中，直接引用原文時需要標明頁碼。請絕對不要直接在 Word 文件中手動修改引文。正確的做法是：在 Word 中點擊您想編輯的引文，Mendeley Cite 面板會自動定位到該引文。點擊該引文條目，一個編輯視窗會出現，您可以在這裡輸入頁碼、章節或其他前置/後置文字。完成後，點擊「Save changes」，Mendeley Cite 會為您生成格式完全正確的引文，例如「(Smith, 2020, p. 45)」。

• 一鍵生成參考文獻列表：當您完成部分或全部的寫作後，將游標移動到您希望插入參考文獻列表的位置（通常是文章的結尾）。在 Mendeley Cite 面板中，點擊右上角的三個點，然後選擇「Insert Bibliography」。Mendeley 會掃描您全文中插入的所有引文，並自動生成一份排序正確、格式完美的參考文獻列表。

最重要的是，這份列表是動態的。在您後續的寫作和修改過程中，無論您新增了引文、刪除了引文，或是調整了段落順序，您都無需擔心參考文獻列表的同步問題。只需在 Mendeley Cite 面板中點擊「Update from Library」，列表就會自動、準確地更新。這個功能將為您在論文提交前的最後階段，節省下無數個小時的寶貴時間和精力。

5. Mendeley Web 線上版與 Web Importer：掙脫裝置束縛，實現無處不在的研究

Mendeley 的強大之處，不僅在於其桌面軟體的功能，更在於其以雲端為核心的生態系統。Mendeley Web 作為這個生態系統的重要門戶，讓您的研究工作徹底擺脫了特定電腦的束縛，實現了真正的跨裝置無縫接軌。而 Web Importer 擴充功能，則是您在網路上探索與收集文獻時最得力的助手。

Mendeley Web：您的雲端研究中心

您可以透過任何裝置的網頁瀏覽器，登入 Mendeley Web，進入一個與桌面版功能高度一致的操作介面。這帶來了幾個核心優勢：

• 無需安裝，隨時隨地存取：想像一下，您正在圖書館使用公共電腦，或者在參加學術會議時只帶了平板電腦。只要有網路連線，您就能登入 Mendeley Web，存取您完整的文獻庫。您可以搜尋文獻、閱讀摘要、管理分類，甚至直接在瀏覽器中開啟 PDF 進行閱讀和標註。所有的操作都會透過雲端，與您所有裝置上的 Mendeley 軟體保持即時同步。
• 輕量化的管理平台：對於某些使用者來說，他們可能更喜歡瀏覽器的輕量化體驗。Mendeley Web 提供了一個無需安裝和更新的替代方案，讓您可以快速處理一些簡單的文獻管理任務。
• 協作與分享的入口：管理協作群組（Groups）、查看公開群組的動態、探索 Mendeley 的學術社群網絡等功能，在網頁版上都得到了很好的支援。您可以輕鬆地透過網頁邀請同事加入群組，或分享您的個人研究成果。

Mendeley Web Importer：網海拾遺的魔法棒

Web Importer 是 Mendeley 生態系中的「明星級」工具，它是一個安裝在您瀏覽器（支援 Chrome, Firefox, Edge, Safari）上的擴充功能，能極大地簡化您從網路上收集文獻的流程。

• 安裝與設定：您可以直接在您瀏覽器的擴充功能商店中搜尋「Mendeley Web Importer」來安裝。安裝後，點擊其圖示並登入您的 Mendeley 帳號，即可開始使用。
• 一鍵抓取，看到即收到：當您在 PubMed, Google Scholar, Scopus, Web of Science，或任何主流期刊的網站上瀏覽一篇論文的頁面時，只需點擊瀏覽器工具列上的 Mendeley Web Importer 圖示。
  • 一個側邊面板會滑出，Web Importer 會自動掃描當前頁面，並嘗試解析出其書目資訊。它會以列表形式展示在該頁面找到的一篇或多篇文獻。
  • 更智慧的是，它會同時檢查您是否擁有下載該篇論文 PDF 全文的權限。如果您是透過校園網路存取，或者該論文是開放取用 (Open Access)，Web Importer 通常會找到 PDF 的連結。
  • 您只需勾選您想要的文獻（以及其附帶的 PDF），然後選擇要將其存入哪個 Collection（如果需要分類），最後點擊「Add」。
  • 就這樣，這篇文獻的完整書目資料和 PDF 檔案，就已經被傳送到您的雲端文獻庫中了。整個過程流暢、直觀，無需離開瀏覽器，也無需手動下載再上傳。
• 不僅限於期刊論文：Web Importer 的能力不僅限於學術論文。當您瀏覽新聞報導、技術部落格、政府報告等網頁時，它同樣可以抓取網頁的標題、作者、日期等資訊，並為其建立一個「網頁」類型的書目記錄，甚至會附上一張該網頁的快照。這對於需要引用大量非傳統學術來源的人文社科研究者來說，是一個極其寶貴的功能。

透過 Mendeley Web 與 Web Importer 的組合，您的研究工作流程將變得前所未有的連貫與高效。從在網路上發現資訊，到將其收集、整理進您的個人知識庫，整個過程縮短為幾次點擊，讓您能將更多時間用於真正重要的閱讀與思考。

6. 學術社群與協作功能：從單打獨鬥到團隊作戰

現代學術研究早已不是關在象牙塔裡的個人英雄主義，而是越來越強調團隊合作、知識共享與集體智慧。Mendeley 的協作功能（Groups）正是為此而生，它為研究團隊提供了一個私密、高效的共享空間，讓知識的流動與積累變得輕而易舉。

建立與管理您的研究群組 (Groups)：

在 Mendeley Reference Manager 的左側導航欄，點擊「Groups」旁邊的「+ New Group」，即可開始建立一個新的協作群組。

• 命名與邀請：為您的群組取一個清晰的名稱，例如「碩士論文研究小組」或「CRISPR 計畫團隊」。然後，您可以透過輸入團隊成員的電子郵件地址來邀請他們加入。被邀請者會收到一封郵件通知，接受後即可成為群組的一員。
• 共享的文獻空間：每個群組都擁有一個獨立於您個人文獻庫（My Library）的共享空間。任何成員都可以將自己個人文獻庫中的文獻，或直接從電腦、網路匯入的文獻新增到這個群組中。一旦文獻被加入群組，所有成員就都能看到、存取、閱讀和引用它。
• 權限管理：群組的建立者是管理員 (Admin)，可以邀請或移除成員。其他成員則是普通成員 (Member)，可以新增和編輯文獻。這種簡單的權限劃分，足以滿足大多數研究團隊的需求。

群組協作的典型應用場景：

• 實驗室的中央文獻庫：一個實驗室通常有其核心的研究領域。團隊可以共同建立並維護一個涵蓋該領域所有經典文獻、最新進展和常用研究方法的中央文獻庫。這不僅避免了每個新加入的成員（如碩博士新生）都要從零開始收集資料的重複勞動，也確保了整個團隊的知識基礎保持一致和更新。

• 高效率的期刊讀書會 (Journal Club)：期刊讀書會是訓練研究生批判性思維的重要活動。團隊可以建立一個專門的群組，負責報告的成員提前將要分享的論文放入群組。其他成員可以在會前閱讀，並利用 Mendeley 的標註和註解功能，將自己的問題和看法直接寫在 PDF 上。在討論時，大家可以共享螢幕，直接在 Mendelely 中展示和討論彼此的筆記，讓討論更深入、更聚焦。

• 共同撰寫綜述文章或研究計畫：在撰寫一篇需要大量引用文獻的綜述文章 (Review Article) 或大型研究計畫時，協作功能更是不可或缺。不同的作者可以負責不同的小節，並將各自收集到的相關文獻全部匯總到一個共享群組中。這樣，在整合稿件時，每個人都可以輕鬆地從共享群組中找到並引用他人提供的文獻，極大地提高了寫作效率和引用的一致性。

• 課程專案小組：對於需要分組完成報告或專案的課程，學生可以建立群組來共享他們找到的資料。這確保了所有組員都基於相同的資訊基礎進行工作，避免了資訊不對稱導致的誤解和衝突。

公開群組與學術網絡：

除了私密的協作群組，Mendeley 還擁有一個龐大的學術社交網絡。您可以搜尋並加入由全球研究者建立的、圍繞特定研究主題的公開群組。在這些群組中，您可以發現該領域的熱門文獻、追蹤學術大師的動態，並與來自世界各地的同行進行交流。雖然這部分社群功能在近年來的改版中有所減弱，但它依然是擴展學術視野、尋找潛在合作者的一個有趣管道。

值得注意的是，Mendeley 的免費方案對私人群組的數量、成員人數以及共享儲存空間都設有一定的限制。對於大型研究團隊或需要進行大規模協作的專案，可能需要考慮升級到付費方案以解除這些限制。

進階技巧與常見錯誤排解：讓您成為 Mendeley 專家

掌握了 Mendeley 的核心工作流程後，一些鮮為人知但極其好用的進階技巧，能讓您的文獻管理效率和研究品質再提升一個檔次。同時，預先了解並學會排解一些常見的技術問題，也能確保您在遇到狀況時，能夠從容不迫地迅速解決，讓您的研究工作流程暢行無阻。

Mendeley 專家級進階技巧：

• 善用標籤 (Tags) 進行多維度矩陣式分類： 我們已經提過標籤的基礎用法，但其真正的潛力在於建立一個「多維度」的分類系統。除了使用資料夾 (Collections) 進行單一維度的主題分類（例如「專案A」、「專案B」），您可以利用標籤來標示文獻的其他屬性。例如：

  • 研究階段標籤：#待讀, #精讀中, #已讀畢, #已引用
  • 文章類型標籤：#綜述文章, #原創研究, #方法學, #個案報告
  • 重要性標籤：#核心文獻, #補充閱讀, #待驗證
  • 內容屬性標籤：#統計方法, #理論框架, #關鍵數據 透過這樣的系統，您可以進行極其精細的篩選。例如，您可以一鍵找出所有「專案A」中，標示為「#核心文獻」且屬於「#綜述文章」的文獻，為撰寫緒論提供完美的起點。

• 自訂與整理您的 PDF 檔名 (File Organizer)：告別混亂的檔案： Mendeley 不僅管理書目資料，也能幫助您整理實體的 PDF 檔案。在 Mendeley 的設定 (Preferences/Settings) 中，找到「File Organizer」選項。啟用它，並設定以下項目：

  • Organize my files：勾選此項，Mendeley 會將您文獻庫中的所有 PDF 檔案，從其原始位置複製一份到您指定的單一資料夾中。
  • Rename document files：這是最關鍵的功能。您可以設定一個檔案重新命名的規則範本。透過拖曳右側的欄位（如 Author, Year, Title），您可以建立一個對您而言最直觀的檔名結構，例如 Author - Year - Title.pdf。設定完成後，所有新加入的 PDF 都會自動以此格式命名。這不僅讓您的檔案夾看起來井然有序，也讓您在脫離 Mendeley 環境時（例如在檔案總管中），能輕易地辨識每一個檔案。

• 利用筆記本 (Notebook) 進行系統性文獻綜述 (Systematic Review)： 對於需要進行系統性文獻回顧的研究者來說，Notebook 是一個無價之寶。您可以這樣操作：

  1. 建立一個名為「文獻綜述」的筆記本，並在其中為您要比較的每個面向建立子頁面，例如「研究設計」、「樣本特性」、「主要發現」、「限制」。
  2. 在閱讀每一篇納入回顧的文獻時，將對應的內容（例如，描述研究設計的段落、呈現主要發現的表格截圖）直接從 Annotations 面板拖曳到 Notebook 的相應子頁面中。
  3. 完成所有文獻的閱讀後，您的 Notebook 就成了一個結構化的資料庫。在「研究設計」頁面下，並列著所有論文的研究設計描述，您可以輕易地進行比較、歸納和總結，並直接在此基礎上撰寫您的綜述稿件。

• 善用篩選器 (Filter) 快速定位文獻： 在主介面的中間文獻列表上方，有一個「Filter」按鈕。點擊它，您可以根據「作者」、「標籤 (Tags)」、「期刊 (Publications)」等快速篩選您的文獻庫。當您的文獻庫達到數百上千篇的規模時，這個功能遠比單純的搜尋更有效率。

常見錯誤排解 (Troubleshooting)：

• 問題一：書目資訊抓取錯誤或不完整

  • 症狀：匯入的 PDF 標題變成了檔名，作者欄位空白，或期刊資訊缺失。
  • 最佳解法：首先，嘗試找到該文獻的 DOI。在右側「Info」面板的「Identifiers」欄位中貼上 DOI，點擊放大鏡圖示。Mendeley 有 95% 的機率能自動修正所有資訊。
  • 次要解法：如果找不到 DOI，可以複製論文的完整標題，貼到 Google Scholar 中搜尋，通常能找到包含完整書目資訊的結果，再手動核對並填寫到 Mendeley 的欄位中。
  • 預防措施：盡量使用 Web Importer 從資料庫網頁直接抓取，而非先下載 PDF 再匯入，前者的準確率通常更高。

• 問題二：Word 插件 (Mendeley Cite) 無法載入、空白或顯示錯誤

  • 症狀：點擊「參考資料」中的 Mendeley Cite 圖示後，側邊面板持續載入、顯示空白，或跳出錯誤訊息。
  • 排解步驟：
    1. 檢查網路連線：Mendeley Cite 是一個雲端增益集，需要穩定的網路連線才能同步文獻庫。
    2. 登出與重新登入：在 Mendeley Cite 面板中，點擊右上角個人資料圖示，選擇「Sign Out」，然後重新登入您的 Mendeley 帳號。
    3. 更新增益集：在 Word 的「插入」>「我的增益集」中，查看 Mendeley Cite 是否有可用的更新。
    4. 重新安裝：如果上述方法無效，嘗試在「我的增益集」中移除 Mendeley Cite，然後從增益集商店重新安裝一次。
    5. 檢查帳號一致性：確保您登入 Word 的 Microsoft 帳號，與您當初用來「取得」該增益集的帳號是同一個。

• 問題三：PDF 檔案無法同步、開啟失敗或標註遺失

  • 症狀：文獻條目旁顯示同步失敗的圖示，雙擊無法開啟 PDF，或先前做的標註消失。
  • 排解步驟：
    1. 強制同步：在 Mendeley Reference Manager 主介面左下角，有一個圓形的同步按鈕。點擊它可以手動觸發一次完整的雲端同步。
    2. 檢查檔案路徑：如果您曾在 Mendeley 外部移動或重新命名了 PDF 檔案，可能會導致連結失效。在 Mendeley 中，右側「Info」面板的「Files」區塊會顯示檔案遺失，您可以點擊它來重新連結到正確的檔案位置。
    3. 檢查儲存空間：登入 Mendeley Web，檢查您的 2GB 免費雲端空間是否已滿。如果空間已滿，新的 PDF 和標註將無法同步上傳。

Mendeley、Zotero 與 EndNote 功能比較：選擇最適合您的戰友

在書目管理軟體的江湖中，Mendeley、Zotero 和 EndNote 是三位最主要的玩家，堪稱「御三家」。它們都能完成核心的文獻管理與引用任務，但在設計哲學、功能側重和生態系統上各有千秋。選擇哪一款軟體，並無絕對的對錯，更像是在選擇一位最契合您個人工作風格與研究領域需求的戰友。以下我們提供一個更為詳盡的比較表格，幫助您做出明智的決策。

總結建議：

• 如果您是剛入門的研究生，或者您追求「開箱即用」的流暢體驗，那麼 Mendeley 無疑是您的最佳首選。它在核心功能、易用性和現代感之間取得了最完美的平衡。
• 如果您是一位需要大量引用網頁、報導、歷史檔案等非傳統文獻的人文學者，或者您是一位熱愛開源精神、喜歡客製化工具的「玩家」，那麼 Zotero 的無限潛力將會讓您著迷。
• 如果您的實驗室或導師強力推薦，或者您的研究領域有著極其嚴苛且獨特的引用格式要求，那麼選擇功能最為強悍的 EndNote 依然是最穩妥、最權威的選擇。

常見問題 FAQ

Q1: 我可以將 Mendeley 的文獻庫與 Zotero 或 EndNote 同步嗎？

A: 不可以「即時」同步。這三款軟體是獨立的生態系統。但您可以輕易地進行「單次」的文獻庫轉移。標準做法是從您的來源軟體（如 Zotero）將整個文獻庫或特定資料夾匯出成一個通用的書目交換格式檔案（最常用的是 .ris 或 .bib 格式），然後在您的目標軟體（如 Mendeley）中選擇「匯入」該檔案。這個過程主要轉移的是書目資料，PDF 檔案的轉移有時需要額外手動處理。

Q2: Mendeley 的免費 2GB 雲端空間用完了怎麼辦？

A: 2GB 的空間對於儲存純文字的書目資料來說幾乎是無限的，它主要被您上傳的 PDF 檔案佔用。當空間不足時，您有幾個策略：(1) 付費升級：這是最直接的辦法，Mendeley 提供多種付費方案以擴充您的雲端空間。(2) 清理文獻庫：定期審視您的文獻庫，刪除那些不再需要、重複或重要性較低的文獻及其 PDF 檔案。(3) 混合雲策略（進階）：您可以在 Mendeley 的設定中，選擇不同步 PDF 檔案，僅同步書目資料。然後，您可以使用第三方的雲端同步服務（如 Dropbox, Google Drive, OneDrive）來同步您儲存 PDF 的本地資料夾。這樣，您的書目資料在 Mendeley 雲端，而 PDF 檔案在另一個雲端，實現了無限空間，但設定較為複雜。

Q3: 為什麼 Mendeley Web Importer 有時候抓不到 PDF，或抓取的資訊是錯的？

A: 這通常由兩個原因導致：(1) 權限問題：Web Importer 能否成功抓取 PDF，取決於您當前的網路環境是否有存取該篇論文全文的權限。如果您是透過學校或機構的 IP 範圍內（或已登入 VPN）瀏覽，成功率會大大提高。如果您在校外直接瀏覽一個需要付費訂閱的期刊網站，Web Importer 就只能抓取到公開的書目資訊而無法下載 PDF。(2) 網頁結構問題：部分學術網站或非標準的網頁，其 HTML 結構不夠規範，會導致 Web Importer 的解析器「迷路」，從而抓取到錯誤的欄位（例如把作者和期刊名搞混）或完全無法辨識。

Q4: 在 Word 中，我可以手動修改 Mendeley 插入的引文嗎？比如刪掉作者只留年份？

A: 強烈建議不要！任何由 Mendeley Cite 插入的內容（在 Word 中通常顯示為灰色底紋的功能變數）都不應該直接用鍵盤手動編輯。因為只要您下一次點擊「Update from Library」，所有手動修改的內容都會被 Mendeley 無情地覆蓋掉。如果您需要對引文進行客製化修改（例如，在正文中已經提到了作者名字，引文處只想顯示年份，如「...如 Smith (2020) 所述」），正確的做法是：在 Word 中點擊該引文，在 Mendeley Cite 面板中再次點擊該文獻條目，在彈出的編輯框中，勾選「Suppress author」選項，並儲存變更。Mendeley 會自動為您生成 (2020) 這樣的格式。

Q5: Mendeley 的協作群組 (Groups) 和共享資料夾 (Collections) 有什麼不同？

A: 這是一個關鍵的概念區別。「Collections」是您個人文獻庫（My Library）內部的分類工具，就像您電腦中的資料夾，純粹是為了幫助您自己整理文獻，它們是私有的。而「Groups」則是為了與他人協作而設計的獨立共享空間。每個 Group 都是一個獨立的、由多位成員共享的迷你文獻庫。您放入 Group 的文獻，所有群組成員都能看到、使用和標註。

Q6: Mendeley 好像有新舊版本之分，我應該用哪個？

A: 是的，這個問題曾困擾很多使用者。舊版軟體名為「Mendeley Desktop」，新版名為「Mendeley Reference Manager」。結論非常明確：所有新使用者都應該直接下載並學習使用新版的 Mendeley Reference Manager。官方已在 2022 年停止對舊版 Mendeley Desktop 的下載和支援服務，雖然老用戶仍可繼續使用，但新功能（如新的 Word 插件 Mendeley Cite）都只支援新版軟體。新版擁有更現代的介面、更可靠的雲端同步機制，是未來的發展方向。

Q7: 如果我的論文需要一種非常特殊的引用格式，而 Mendeley 的內建列表裡沒有，怎麼辦？

A: Mendeley 使用一種名為 CSL (Citation Style Language) 的開放標準語言來定義引用格式。這意味著您有極高的客製化彈性。您可以前往 CSL 官方的線上編輯器（可從 Mendeley 的「Citation Settings」>「Search for another style」頁面找到連結）。在這裡，您可以搜尋一個與您需求最接近的現有格式作為模板，然後透過圖形化介面，對其進行修改（例如調整作者數量的顯示規則、改變日期格式、修改標點符號等），直到完全符合您期刊的獨特要求。完成後，您可以將修改後的 CSL 檔案下載並安裝到 Mendeley 中使用。這需要一些學習和耐心，但它確保了 Mendeley 能應對任何苛刻的格式要求。

Q8: Mendeley 是否支援中文文獻的抓取與引用？

A: 完全支援。Mendeley 對於包含中文、日文、韓文等非羅馬字元的書目資訊（作者、標題、期刊名等）都能正常地儲存、顯示和排序。在使用 Web Importer 抓取主流中文資料庫（如華藝線上圖書館、CNKI 萬方）的文獻時，成功率和準確率都很高。在 Word 中生成的中文引用格式（如 GB/T 7714）也通常是正確的。不過，與任何自動化工具一樣，在最終提交論文前，仔細地人工核對一遍，確保所有標點符號、空格和格式細節均 100% 符合要求，是一個良好和必要的學術習慣。

結語：讓 Mendeley 成為您學術研究的加速器

在知識爆炸的時代，學術研究的成功不僅取決於深度的思考與創新的洞見，同樣取決於我們處理和駕馭資訊的效率。從繁瑣、重複、易錯的文獻整理與格式調整工作中解放出來，將我們最寶貴的認知資源——時間與專注力——投入到最具創造性的核心任務中，是每一位現代研究者提升學術生產力的關鍵所在。

Mendeley 以其直觀優雅的設計、強大無縫的功能整合，以及穩定可靠的跨平台雲端同步體驗，為我們提供了一個近乎完美的解決方案。它不僅僅是一個冰冷的工具軟體，更是一種高效、嚴謹、現代化的工作哲學。它將文獻管理的最佳實踐，內化到軟體的每一個角落，引導我們自然而然地建立起一個更有序、更高效的研究工作流程。

在這篇詳盡的實戰指南中，我們從零開始，系統性地探索了 Mendeley 從安裝設定到進階應用的完整旅程。我們深入剖析了其多元的文獻匯入技巧、智慧的書目資料處理、革命性的閱讀標註與筆記整合，以及與 Word 無縫對接的引用自動化流程。我們也客觀地將其與 Zotero、EndNote 進行了橫向比較，希望能幫助您根據自身獨特的需求，做出最明智的選擇。但請記住，工具的選擇固然重要，但更重要的是建立起使用工具的習慣，並將其融入您日常的研究節奏中。

現在，就請立即開始您的行動吧！下載 Mendeley，將您手邊正在處理的幾篇文獻匯入其中，親身體驗一下 Web Importer 的便捷。在您下一份課程報告或論文的寫作中，嘗試全程使用 Mendeley Cite 來管理您的引用。我們相信，一旦您體驗過那種在文章中隨心所欲地插入引文、在最後一刻一鍵生成完美參考文獻列表的暢快感，您將再也無法、也不願回到那個在深夜裡手動調整格式的蠻荒時代。

讓科技為您的學術之路賦能。駕馭 Mendeley，不僅是學會一個軟體，更是投資您未來的研究生涯。讓它成為您攀登學術高峰途中，最值得信賴的嚮導與加速器，幫助您看得更遠，走得更穩。

參考資料

[1] Elsevier. (2026). Mendeley Reference Manager guides. Mendeley. https://www.mendeley.com/guides/mendeley-reference-manager [2] 超閱者. (2026). 【2026 最新】Mendeley 書目管理工具教學：論文寫作必備工具. https://transcendentreaderblog.com/mendeley/ [3] Dcard. (2023). Endnote/Mendeley/Zotero分析與經驗談. https://www.dcard.tw/f/graduate_school/p/253073178